Stichting Kwaliteitskring Limburg buigt zich over de nieuwe ISO 9001 norm, editie 2015.
Als ik vrijdag 24 juni op weg ben naar Limburg besef ik dat het alweer de laatste bijeenkomst van het SKL van dit seizoen is. Het begon in september 2015 met een geweldige locatie: Toverland. Als ik aankom in Kessel en Kasteel De Keverberg onder ogen krijg blijkt dat ook deze slotbijeenkomst op een zeer bijzondere locatie wordt gehouden. De omgeving inspireert gelijk.
Het onderwerp is de nieuwe ISO 9001 norm die in 2015 is geïntroduceerd en de kwaliteitswereld voor een nieuwe uitdaging stelt en wellicht de bewakers in de vorm van kwaliteitsmanagers of Coördinatoren een nieuwe rol voor houdt.
Germa Holtus, iemand uit de eigen SKL gelederen, neemt ons mee langs de aspecten van de vernieuwde norm. Ze geeft aan dat er nu een mooie combinatie van de zachte en de harde kanten tot stand gekomen is.
Overigens: Via www.nen.nl is het boekje UIT 68:2014 nl als pdf te downloaden. Het geeft een uitleg over de nieuwe ISO normen.
Germa wijst nog eens extra op het belang van vragen als: Wat wil je bedrijf? of Waar wil je naartoe?. Het WHY wordt in de nieuwe ISO normering veel sterker. Het is tekenend als op de vraag van Germa:"Wie weet wat de Visie en de Missie van jullie bedrijf is?" niet al teveel mensen hun handen opsteken. Laat staan als de volgende vraag komt:"Weten jullie wat jullie bedrijf als doelen gesteld heeft?" Ook hier blijkt weer dat niet iedereen deze vraag volledig kan beantwoorden. Terwijl het in de nieuwe ISO 9001 heel belangrijk is om juist de essentie van je bedrijf te kunnen vangen en verwoorden.
Het betoog van Germa wordt regelmatig afgewisseld met die van Leo van de Vorst. Leo zegt over zichzelf dat hij Sjerpa van beroep is; "Ik help organisaties op weg naar de top." Hij zegt er direct bij dat hij niets van de ISO normen weet, maar dat hebben we meer consultants of coaches horen zeggen.
Leo opent met de woorden Sturing en Ruimte. Hoe breng je de wereld van Sturing in de vorm van regeltjes en aansturen en die Ruimte om zelf te ondernemen, te beslissen, nu bij elkaar. Hij geeft daarbij aan dat het geen tegengestelden hoeven te zijn. Zie het meer als yin en yang, ze kunnen elkaar aanvullen, daarmee een paradox vormend; een schijnbare tegenstelling. Als je Sturing en Ruimte als tegenstellingen ziet dan is de enige manier om daarbinnen te manoeuvreren juist het compromis. Dat levert je dan wel een geval op van de olifant die balanceert op een bal en dat hou je nooit vol.
Germa noemt verder de belangrijkste veranderingen in de nieuwe ISO normering. Natuurlijk vernoemt ze de High Level Structure waarmee de diverse normen nu 'dezelfde taal' spreken in de zin van indeling. Het doel hiervan is dat nu alle management systemen helpen om het bedrijf verder te helpen. Het leidt tot één geheel management systeem. De uitdaging van de kwaliteitsbewakers (managers / coördinatoren) verschuift meer naar de beantwoording van de vraag: Hoe help ik het bedrijf / organisatie in het vraagstuk Sturing - Ruimte? Het gaat meer over het coachen, enthousiasmeren en ondersteunen van de organisatie in hun streven naar verbetering. Verder horen we nog een aantal inkoppertjes, echter ze blijven het vernoemen waard, zoals: Er bestaan geen domme vragen, Doe geen aannames! En dan komt ze met de kreet NIVEA op de proppen, of wel: Niet Invullen Voor Een Ander.
Germa wijst ons er op dat dit traject er altijd is van Stapje voor Stapje en doe het vooral samen. Hiervoor is het commitment van het management noodzakelijk en essentieel maar is vooral de kennis en de medewerking van de werkvloer nodig.
Een belangrijk statement is dat het Handboek niet langer heilig, zelfs niet langer verplicht is. Het zijn juist de competenties vanuit de organisatie die belangrijk zijn; het is output gestuurd. Voorts komen risicomanagement, de vergrote aandacht voor alle shareholders en stakeholder en de kern essenties van de 9001 norm voorbij. (alles ook duidelijk na te lezen in het boekje van de NEN)
Leo wijst ons op het feit dat we wendbaar moeten zijn, Agile, om die maximale wendbaarheid te bereiken is het noodzakelijk om paradoxaal te denken. Al eerder had Leo de kreet PAR geïntroduceerd als equivalent van de PDAC cyclus. Daarbij staat de P voor Positie (durf te meten, let op transparantie), de A voor Ambitie (durf te dromen) en de R staat voor Reis (durf de stap te maken).
Een leuke discussie ontstaat als de opmerking komt dat juist het MKB eigenlijk weinig boodschap aan de hele ISO 9001 normering heeft, zij kijken naar marges, winstmogelijkheden en vaak zijn er ook bedrijven of organisaties die slechts een levensspanne hebben van 2 tot 5 jaren. Waarom zou je dan dat hele traject doorworstelen waar je de beperkte tijd beter kan besteden? Het ad rem antwoord van Leo luidt:" En waarom niet?" Nogmaals maakt deze discussie duidelijk dat het niet gaat om de hoeveelheid of de grootte van het systeem dat je bouwt. Het gaat om de inhoud en de toepasbaarheid; het moet je vooruit helpen.
In een poging om een dilemma te bespreken in het schijnbare spanningsveld Sturing - Ruimte komt vanuit de groep het voorbeeld van een te groot geworden systeem van protocollen en regeltjes. Als voorbeelden worden een op te hangen lijstje m.b.t. het schoonmaken van het toilet of het temperaturen en noteren van het badwater vernoemd. De organisatie heeft daar zelf al een afslanking voor in gedachten maar de inspectie hangt nog aan die checklistjes en dergelijke. De groep komt al snel met op- en aanmerkingen; er lijkt geen dilemma meer te zijn tot er geopperd wordt:"Heb je die inspectiediensten en auditoren wel nodig? Zijn we zelf niet in staat om te doen wat goed is en dat zelf te controleren?
Dat laatste leidt tot een mooi moment. Leo neemt ons mee naar een andere ruimte waar een groot touw ligt. Voorstanders van sturing (controle door, afgestemde regels) gaan aan de ene kant van het touw (trekken) en de tegenstanders (geef ons het vertrouwen dat we het zelf wel doen) aan de andere kant. In eerste instantie komen de directe tegenstellingen op tafel. Even later worden de argumenten steeds meer op elkaar afgestemd en zo komt er een hele andere manier van denken tot stand. Men krijgt oog voor elkaars argumenten en er ontstaat ruimte om alles toe te laten in je perceptie en later dus de besluitvorming. Het is een mooi manier om aan te tonen dat het goed is om de argumenten van twee kampen scherp tegenover elkaar te zetten, als je elkaar maar de ruimte geeft om de andere kant van een verhaal mee te nemen in je eigen weging. Deze constatering is een mooi besluit van alweer een boeiende SKL bijeenkomst.
Chrétien presenteert nog een wisseling van de wacht in het bestuur als een bestuurslid en de penningmeester aftreden en vervangen worden door twee frisse mensen. Daarna wenst hij iedereen een prettige vakantie en wijst op 9 september als de eerste bijeenkomst van het nieuwe seizoen weer te beleven is.
Als ik afscheid genomen heb van mijn SKL collega's schiet ik nog een paar foto's van deze bijzondere locatie zoals ik ook al tevoren had gedaan. Toepasselijk dat de slotbijeenkomst in een heus slot plaatsvond. Nog specialer vind ik dat de naam 'Kasteel De Keverberg' lijkt op de naam van mijn eigen Bergse uit 1752 daterende huis:'Casteel van Keverbergh'.
